Cовременные информационные системы для вашего бизнесаГлавная страница Карта сайта Контакты
 
 
 
 
 
Вы здесь: ГлавнаяНовостиПресс-релизы и публикации компанииПортал на базе Microsoft SharePoint — нет бумажным завалам!

Портал на базе Microsoft SharePoint — нет бумажным завалам!

Прочитать оригинал статьи на сайте

17 апреля 2009

Работа средней или большой организации всегда сопряжена с большим количеством документов, оборот которых не прекращается ни на один день, подобно обращению воды в природе. Но природный цикл задуман настолько мудро, что работает без сбоев в цепочке. Чего зачастую не скажешь о документообороте организации...

Традиционный «бумажный» документооборот хорошо только тем, что более привычен. В остальном — сплошные минусы. Только в органах государственного управления ежегодный документооборот составляет более 250 млрд листов ежегодно (этот показатель увеличивается в среднем на 30% от года к году). Стоимость создания одного бумажного документа составляет 50 рублей. Нетрудно посчитать, что сокращение количества создаваемых бумажных документов хотя бы на 10% даст органам управления прямую экономию 12,5 млрд. рублей.

Согласно статистическим данным, в среднем сотрудники одного офиса тратят на обработку документов 60% рабочего времени. Здесь и согласование, и утверждение, и поиск документов, а также передача их между подразделениями и подготовка стандартных отчетов об их движении. Другими словами, обслуживание одних только бумаг становится очень дорогим удовольствием для компании.

Чтобы сократить время обработки бумаг в пользу иных полезных для компании действий, необходимо, прежде всего, избавить сотрудников от необходимости ходить из кабинета в кабинет и согласовывать документы. Посредством решения на базе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) можно создать единое электронное пространство, где все версии документов каждого члена группы будут доступны для редактирования и согласования.

Решение позволит последовательно избавиться от всех проблем, связанных с документооборотом:

  • Поиск документов. Используя систему на базе MOSS, вы получите мощный инструмент поиска по корпоративным документам, позволяющий быстро находить нужную информацию не только по названиям файлов, датам последнего изменения/создания и прочим стандартным полям, но и непосредственно по самому их содержимому.
  • Централизованное хранение, управление и доступ к корпоративным данным. Решение позволит организовать структурированную базу знаний по всем документам организации, корпоративным новостям и нормативным актам, а пользователи получают удобный механизм навигации по этим сведениям. Содержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных. Эта еще одна статья расходов, избежать которую позволяет решение на базе MOSS.
  • Бизнес-процессы на основе форм. В среднем офисный служащий ежедневно обрабатывает около 40 документов — представляете, какова вероятность дорогостоящей ошибки из-за «человеческого фактора»? Технологии SharePoint позволяют автоматизировать обработку документов, сделанных на бланках форм организации, все бланки заполняются в электронном виде, интегрируются в корпоративные финансовые системы, а затем складываются в библиотеки документов или используются для инициирования процессов документооборота, что позволяет избежать дорогостоящих ошибок, характерных для ручной обработки данных на каждом этапе.
  • Интеграция системы с бухгалтерскими и кадровыми программами. Например, 1С, BOSS-Кадровик; при этом решение позволит сделать всю отчетность доступной в удобном для руководства виде, а разграничение прав доступа к документам и специальные технологии шифрования данных позволят скрыть конфиденциальную информацию от сотрудников, не обладающих необходимыми для просмотра полномочиями, и усилить сетевую безопасность института в целом.
  • Разграничение прав доступа к документам. Например, финансовые отчеты станут доступны ТОЛЬКО финансовому директору.

Упорядоченный документооборот — это база знаний компании. Аккуратная база не только повышает качество исполнительской дисциплины сотрудников, но и является настоящим конкурентным преимуществом, так как позволяет не потерять ни одного важного документа, а также обеспечивает доступ к новейшим версиям документов.

Суммарный объём продаж MS SharePoint составил более 1 млрд. долларов, что является рекордом для подобных систем и подтверждает безусловное лидерство этого продукта. Пользователей привлекает, прежде всего, простота продукта и его логическая завершенность (все нужные функции в одном пакете). Наша компания работает с SharePoint с 2004 года. Наш опыт позволяет решать задачи любой сложности в сжатые сроки. Начиная с незначительных изменений базовых настроек сервера и заканчивая полным перепрограммированием системы исходя из требований заказчика. Изначально MOSS — это продукт конструктор, не являющийся готовым решением, поэтому порой внедрение занимает достаточно длительное время. В нашем случае ситуация иная, за все время работы было накоплено большое количество наработок по всевозможным бизнес-процессам, поэтому по получении технического задания мы сможем рассказать как мы можем применить их к конкретному проекту, чтобы внедрить систему минимальными средствами в кратчайшие сроки.