Система управления бюджетами для компании MicrosoftПрофиль клиента
Компания Microsoft - одна из крупнейших транснациональных компаний по производству программного обеспечения для различного рода вычислительной техники — персональных компьютеров, игровых приставок, КПК, мобильных телефонов и прочего, разработчик наиболее широко распространённой на данный момент в мире программной платформы — семейства операционных систем Windows. Компания Microsoft входит в число Fortune Top-100.
Проблемная ситуация
Одна из важных задач управления корпорацией состоит в бюджетировании, в том числе управлении бюджетами подразделений: бюджеты необходимо утверждать, контролировать, изменять. В этих процессах участвуют десятки человек, у каждого из них своя область ответственности и свои полномочия в данных процессах. Заказчику требовалось программное решение для координации этих процессов.
Как и у многих транснациональных корпораций, бизнес-процессы автоматизированы системой SAP R/3. Но топ-менеджеров не удовлетворял процесс, предлагаемый SAP R/3 для одной из важнейших бизнес-функций организации — финансового менеджмента и бюджетирования. В качестве альтернативы в компании использовали Microsoft Excel, где просчитывались затраты и доступные фонды, но функциональность и производительность такого решения были неприемлемы.
Исходные требования заказчика: -
поддержка сложных бизнес-процессов с разными сценариями работы для разных участников,
-
поддержка удаленной работы с системой многими пользователями,
-
удобный ввод данных,
-
ежедневный импорт большого объема данных, предоставляемых в формате Excel,
-
большое количество отчетов и аналитических представлений данных.
РешениеСпециалисты «Технологики» разработали интранет-приложение на платформе Microsoft .NET, позволяющее управлять бюджетом на всех стадиях принятия и исполнения. Заявки и счета-фактуры импортировались из субсистемы SAP R/3.
Основная функциональность: -
Согласование и исполнение бюджета. Бюджет определяется в начале финансового года и проходит согласование во всех необходимых отделах и подразделениях. Приложение позволяет следить за исполнением бюджета, при необходимости вносить изменения, получать отчетность.
-
Разграниченные права доступа. Согласно организационной структуре компании была разработана система управления правами доступа к данным. В частности, менеджер проекта имеет доступ к финансовой информации, касающейся только его проекта. Руководитель отдела может видеть всю картину в целом по отделу и при необходимости просмотреть каждый счет.
-
Автоматические нотификации по электронной почте. При наступлении определенных событий пользователи системы получают уведомление по электронной почте: например, бюджет проекта близок к нулю, поступил счет-фактура, который невозможно корректно отнести к какому-либо проекту. Также по почте высылаются месячные отчеты.
-
Экспорт в разные форматы данных. Данные могут быть экспортированы в разные форматы для использования другими программами.
Первая версия системы содержала следующие подсистемы: -
подсистему импорта данных из формата MS Excel, созданная с помощью MS SQL Server Data Transformation Services;
-
Сервис по отправке почты и поддержке других автоматических процессов, например, ежедневного обновления информации о курсах валют;
-
подсистему отчетов, разработанная на основе технологии Crystal Reports и содержащая несколько десятков связанных между собой отчетов;
-
подсистему безопасности и управления доступом.
Эта версия была немедленно введена заказчиком в эксплуатацию. В следующих версиях системы разработаны: -
пользовательский интерфейс для удобного редактирования бюджетных матриц (remote scripting, XML/XSL);
-
поддержка управления бюджетами для нескольких подразделений с различными процессами утверждения бюджетов;
-
подсистемы корректировки бюджетов и прогнозирования бюджетов на следующие годы;
-
пользовательские интерфейсы настройки системы для новых подразделений и новых финансовых периодов;
-
импорт данных из файлов MS Excel был заменен работой со внешними системами через веб-сервисы, что позволило полностью автоматизировать процесс получения данных извне;
-
предоставление части информации через веб-сервисы для использования другими финансовыми подразделениями заказчика.
Результаты
Проект был разработан в кратчайшие сроки — около 2,5 месяцев. По сравнению с аналогичным проектом — настройкой SAP R/3, стоимость такого решения существенно ниже. Кроме того, поскольку проект был разработан на технологиях Microsoft, он идеально подошел под существующую инфраструктуру клиента — серверное и клиентское ПО, а следовательно, не требовал закупки дополнительных лицензий и обучения системных администраторов.
Разработанное решение позволило: -
оптимизировать и автоматизировать сложный процесс управления бюджетами,
-
получать актуальную информацию о выполнении бюджетов в различных разрезах.
Подробная документация системы и консультации по вопросам развертывания и технической поддержки упростили поддержку системы силами технического отдела клиента.
Технологии |