Незаменимые боты Microsoft Teams

Боты Microsoft Teams – незаменимый инструмент для коллаборации, обсуждений и упрощения процессов. Большинство современных компаний используют как минимум два мессенджера и несчетное количество других приложений для отслеживания задач и оптимизации. Вполне вероятно, что вам захочется расширить функционал Teams с помощью ботов.

Нужно отследить задачу, пока общаетесь с коллегами? Напишите боту. Нужно забронировать комнату для еженедельной летучки? Напишите боту. Да, это может быть так просто.

В этой статье вы найдете все, что вам нужно знать о ботах Microsoft Teams.

Незаменимые боты

Боты могут быть весьма полезны, если их правильно интегрировать. Вот несколько примеров наилучшего использования ботов:

Проанализируйте ваши процессы – есть ли там задачи, которые нужно делать регулярно, например, бронировать комнаты для переговоров? Боты могут помочь вам сэкономить время и превратить тоскливую рутину в простой обмен сообщениями в чате.

Есть ли у вас процессы, требующие оформления кучи бумаг, например, больничные или отпуска? Позвольте боту заняться этим и стать частью бюрократической машины, освободив ваших сотрудников.

Планирование командировок обычно занимает очень много времени у нескольких отделов – как насчет того, чтобы делегировать эту тяжелую работу ботам?

Интеграция ботов в мессенджеры поможет вам разгрузить сотрудников и позволит им заняться более творческими задачами. Конечно, интеграция и настройка ботов поначалу займет некоторое время, но это окупится отличными результатами и сотнями сэкономленных часов.

От бронирования командировок до отслеживания задач

Боты обладают поразительным потенциалом, когда дело касается автоматизации. Нужно только знать, как именно использовать их на благо своих сотрудников и своего бизнеса.

Давайте честно: планирование командировок отнимает катастрофическое количество времени и сил, даже несмотря на то, что все формальности и пакет документов всегда одинаковы. Нужно все подготовить еще до того, как сотрудник уедет: место, где он будет жить в течение командировки, билеты на самолет, место работы, транспорт – все это должно быть готово, порой, за месяцы до отъезда. 

Практически вся эта работа делается онлайн – так почему бы не интегрировать в процесс бота, который сможет делать эту работу за вас? Бот может отправлять запросы в отели и проверять их доступность в нужные даты, делать то же самое с авиабилетами и проверить аренду машин неподалеку. Бот также может отправлять нотификации всем ключевым сотрудникам с найденной информацией, чтобы они смогли одобрить выбор или поменять параметры поиска.

Бот может самостоятельно забронировать оборудование и транспорт на указанный вами период и просто прислать вам детали. Боты не только значительно ускоряют процесс организации командировок, но и помогают снизить нагрузку на ваших менеджеров и HR специалистов.

Люди уходят в отпуск постоянно, и процесс оформления каждого отпуска, как правило, ничем не отличается: отпуск одобряется вручную менеджером, бухгалтерией, начальником отдела, и, возможно, кем-нибудь еще.



Весь этот процесс можно делегировать боту: как только он получит заявку на отпуск, то сразу же проверит, достаточно ли у сотрудника отпускных дней, чтобы покрыть заявленный период. Если да, то он дополнительно проверит, не пересекается ли его отпуск с уже одобренным отпуском другого члена команды, чтобы коллектив не остался без всех ведущих специалистов сразу.

Собрав всю информацию, бот может отослать небольшой отчет менеджеру и попросить его одобрить отпуск или же его отклонить. Все, что остается сделать менеджеру, это лишь нажать кнопку или написать одно-единственное сообщение – и бот занесет новый отпуск в систему.

Если вы переезжаете в новый офис или вашим сотрудником требуется пропуск в здание, где они будут какое-то время работать, не нужно отправлять их по одному для регистрации пропусков или идти самому с кучей документов. Бот с рядом доступов к информации сотрудников может собрать все документы и отослать их ответственному лицу для оформления всех пропусков разу. Вы получите отчет, когда дело будет сделано, и ваши сотрудники смогут без проблем отправиться на новое место работы.

Многие мессенджеры для бизнеса уже имеют встроенный функционал для ботов, но, к сожалению, немногие знают об этом, и еще меньше людей этим пользуется. И это досадно, ведь в том же самом мессенджере, где вы общаетесь со своими коллегами каждый день, можно забронировать комнату для переговоров, просто сказав боту об этом. Никакого запуска сторонних приложений или других частей системы: бот мессенджера сверится с расписанием и проверит доступность комнаты в указанное время, доложит вам о возможных пересечениях и забронирует комнату в мгновение ока.

Вы можете интегрировать JIRA или YouTrack в любой современный бизнес-мессенджер и отслеживать свои задачи и состояние проекта в целом прямо внутри одного приложения, без необходимости куда-то переключаться. Боты могут рассылать нотификации, если кто-то поменял статус задачи, завершил ее или создал новую, а также уведомлять о состоянии билдов: успешно прошла сборка или нет.

Боты также могут оптимизировать множество управленческих процессов: если у вас новый сотрудник, бот может отправить ему руководство по использованию вашей системы и познакомить его с деталями работы. С помощью ботов вы также можете быстро получать короткое описание задачи и ссылку на ответственного за ее исполнение без необходимости искать эту информацию внутри самого трекера.

Мы помогаем автоматизировать бизнес

Мы разработали множество ботов разной сложности для интеграций, в том числе в большие HR системы, например, в Staff Wages System. Боты, которых мы создаем, многофункциональны и могут выполнять широкий спектр задач, от бронирования комнаты для переговоров до автоматизирования сложных процессов с большим количеством ответственных лиц. У нас богатый опыт разработки, и мы всегда готовы помочь вам облегчить вашу работу и сделать ее более эффективной путем автоматизации любых бизнес-процессов.