Как настроить электронную подпись между работником и работодателем просто и быстро

Электронная подпись (ЭП) – удобный способ подписи документов без физического присутствия подписантов единовременно в одном месте. Электронные подписи бывают простыми и усиленными, а усиленные подразделяются на еще два типа: квалифицированными и неквалифицированными.

Самым сильным вариантом ЭП является усиленная квалифицированная подпись. Её выдает специальный удостоверяющий центр - Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, при наличии таких документов как паспорт, СНИЛС, ИНН и др. Это аналог собственноручной подписи.

В связи с пандемией при переходе многих видов коммуникаций из оффлайн-среды в онлайн, органы власти стали понимать, что многие документы внутри компаний можно подписывать простым вариантом электронной подписи – усиленной неквалифицированной, а не собирать физические подписи на бумажных бланках.

Усиленная неквалифицированная подпись проходит нужные этапы шифрования, но не заверена удостоверяющим центром РФ. "Удостоверяющим центром" здесь выступает сама организация.

Поэтому в апреле 2020 года стартовал эксперимент в области ТК РФ, в котором организациям разрешили подписывать документы между работником и работодателем усиленной неквалифицированной электронной подписью. Эксперимент будет длиться до ноября 2021 года, после чего есть все шансы, что примут окончательный закон об электронных подписях в трудовых отношениях.

Благодаря такому закону количество бумажных документов в организациях сильно сократится, не будет необходимости бегать за каждым сотрудником для подписания тех или иных документов, достаточно будет выслать документы по электронной почте. Поиск и регистрация документов будет занимать секунды. Отчётность по документам тоже можно будет подавать за считанные минуты. От этого выиграют практически все.

На данный момент существует специальное ПО, посредством которого можно наладить подписание документов внутри организации через ЭП. Однако мы придумали органичный вариант для организаций с Microsoft окружением, без установки лишнего ПО.

В таких организациях организовать выдачу ЭП можно через Windows Server. В котором есть модуль, раздающий ключи всем компьютерам в сети в автоматическом режиме. Далее в ПО документооборота вставляется модуль, который с помощью этих ключей подписывает документы. А просматривать документы можно через Microsoft Word.

Таким образом реализуется внутренний документооборот. Легко и просто. При этом, Microsoft Word может предупреждать о перезаписи электронной подписи, то есть все условия процесса подписания соблюдены.

Именно с такой проблемой в конце 2020 года к нам обратился клиент. Мы провели исследование и рассказали, как можем решить проблему. Идея хорошая, простая и элегантная. Наши специалисты могут настроить ЭП внутри организации буквально за день. Решение подойдет очень многим компаниям, ведь во многих организациях используются технологии Microsoft. Нет необходимости тратиться на дополнительное ПО.