AI-система для автоматической обработки заказов из email и переноса данных в NetSuite ERP

Разработали систему для поставщика спецоборудования и расходных материалов, которая автоматически обрабатывает входящие письма с заказами, извлекает данные из текста, PDF и Excel-вложений, проверяет наличие позиций во внутренних системах и подготавливает записи для ERP.

Проект решал типичную для B2B-дистрибуции проблему: значительная часть заказов приходила не через портал или EDI, а обычной электронной почтой. Менеджерам приходилось вручную разбирать письма, сверять данные и переносить позиции в ERP, тратя время не на работу с клиентами, а на операционную рутину.

Клиент поставляет специализированную продукцию для организаций с регулярными закупками, в том числе пожарных подразделений, сервисных компаний, промышленных предприятий и государственных структур.

Несмотря на наличие ERP, входящий поток заказов формировался вручную. Клиенты отправляли свои запросы через почту в разных форматах:

• часть данных была в теле письма;
• часть – в PDF или Excel-вложениях;
• некоторые позиции приходилось уточнять по предыдущей переписке;
• названия товаров и структура документов отличались от клиента к клиенту.

В результате команда отдела продаж ежедневно тратила время на однотипную работу:

• поиск нужной информации в письмах и вложениях;
• ручной перенос списка заказанных позиций в ERP NetSuite;
• проверку SKU, адресов, дат и условий поставки;
• сверку данных между email, документами и ERP;
• исправление ошибок и уточнение спорных заказов.

При большом объёме входящих писем процесс становился узким местом: обработка заказов замедлялась, росла нагрузка на сотрудников, а ошибки при переносе данных приводили к дополнительным согласованиям и задержкам.

Клиенту требовалась система, которая могла бы встроиться в существующий email-based workflow без изменения привычного способа работы для заказчиков.

Мы разработали AI-систему, которая подключается к корпоративной почте через Microsoft Graph API, автоматически находит релевантные письма и извлекает данные из входящих заказов.

Система анализирует как само письмо, так и вложенные документы:

• PDF вложения;
• Excel-файлы с позициями;
• подтверждения заказов;
• письма со смешанными данными, где часть информации находится в тексте, а часть во вложениях.

После извлечения данные приводятся к единой структуре и проходят проверку перед передачей в NetSuite.

Клиенту было важно не просто получить распознавание вложений и текстов, ИИ-система должна была встроиться в реальный процесс продаж:

• определить, относится ли письмо к заказу;
• извлечь нужные поля из разных источников;
• сопоставить данные с ERP;
• проверить корректность информации;
• передать результат в бизнес-систему или отправить кейс на ручную проверку.

Обработка входящей почты

Система отслеживает нужные почтовые ящики и автоматически отделяет заказы и подтверждения от нерелевантной переписки.

Извлечение данных

AI-модуль извлекает ключевые поля:

• номер заказа;
• информация о заказчике;
• списки позиций на поставку;
• количество;
• даты;
• адрес доставки;
• ссылки на документы и сопутствующие данные.

Информация может находиться как в тексте электронного письма, так и во вложениях.

Проверка и валидация

Перед передачей в ERP система проверяет:

• наличие обязательных полей;
• корректность артикулов продукции, либо других идентификаторов;
• формат данных;
• дубли;
• соответствие информации данным ERP.

Если система не уверена в результате, заказ автоматически отправляется на ручную проверку.

Интеграция с NetSuite ERP

После проверки подготовленные данные передаются в NetSuite ERP для дальнейшей обработки.

Система позволила автоматизировать значительную часть рутинной обработки заказов, поступающих по email.

После внедрения решения клиент получил:

• сокращение времени обработки входящих заказов;
• снижение количества ручных операций;
• уменьшение ошибок при переносе данных;
• ускорение передачи заказов в ERP;
• снижение нагрузки на отдел продаж.

При этом система встроилась в существующий процесс работы без необходимости менять привычный способ взаимодействия клиентов с компанией.