Автоматизация документооборота и внедрение системы контроля исполнения поручений на ОАО «Белон»
Профиль клиента
ОАО «Белон» – крупная компания, входящая в группу предприятий ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», сферу деятельности которой уже более 10 лет составляет производство угля и продуктов его переработки. За 20 лет работы компания стала широко известна и в России, и в других странах как надежный угольный партнер.
Задача
Для заказчика было важно получить систему, которая бы автоматизировала процесс раздачи рабочих задач персоналу и повышала бы контроль за их исполнением. Помимо этого, было необходимо автоматизировать документооборот внутри развитой структуры отделений предприятия. При этом заказчику было важно, чтобы две системы, решающие поставленные задачи, были интегрированы между собой, а не работали изолированно друг от друга.
Решение
Руководствуясь поставленными задачами, специалисты компании «Технологика» пришли к выводу, что наиболее подходящей платформой для разработки такого решения будет Microsoft Sharepoint Server 2010, поскольку Sharepoint является средой для эффективной совместной работы и коммуникаций.
Чтобы автоматизировать документооборот между отделами предприятия, специалисты компании «Технологика» внедрили СЭД.
Для решения задачи по автоматизации раздачи рабочих задач персоналу была внедрена система контроля исполнения поручений (СКИП). Поскольку ОАО «Белон» - крупное предприятие с развитой структурой отделений, в СКИПе была реализована функция вложенных поручений. То есть возможность перепоручения задач своим подчиненным, вплоть до 4х ступеней перепоручения. Также были введены различные роли пользователей системы - заказчик, контролер и исполнитель.
Результаты
Благодаря внедрению СЭД на ОАО «Белон» появилось общее информационное пространство, соединяющее все отделы предприятия, число которых превышает сотню. Теперь сотрудники Белона тратят меньше времени на поиски нужных документов и раздачу заданий на основе документов.
СКИП позволил руководителям отделов ОАО «Белон» легче контролировать поставленные перед подчиненными задачи. А им, в свою очередь, теперь легче распределять выполнение задач во времени, поскольку в системе реализована цветовая окраска различных по характеру задач, а также диаграмма Ганта, наглядно представляющая задачи во времени. На настоящий момент в данной системе создано более 10 000 поручений, что говорит о востребованности и безотказности внедренной системы.