Автоматизация работы тендерного комитета с помощью SharePoint

Время — деньги: чем больше бизнес-процессов вы сможете автоматизировать, тем больше времени сможете превратить в прибыль. Если у вас много повторяющихся совещаний, которыми трудно управлять, так как они требуют слишком большой подготовки от членов вашей команды, SharePoint может быть именно тем инструментом, который вам подходит.

Этот проект был создан для международной компании – мирового лидера по добыче алмазов с тысячами сотрудников.

Процесс закупок у Заказчика структурирован таким образом, что требует проведения регулярных заседаний комитета для обсуждения возможных закупок.

Ранее комитет получал по электронной почте в ZIP-файле всю информацию, связанную с покупками. А каждое собрание комитета проводилось для обсуждения только одной покупки, чтобы избежать слишком большого количества документов на одной встрече, относящихся к разным покупкам. Такая ситуация привела к нескольким проблемам:

1. Комитет мог обсуждать только одно предложение на заседании и поэтому должен был проводить много заседаний;
2. Конференц-зал нужно было бронировать вручную;
3. Уведомления членам комитета нужно было рассылать вручную.

Заказчик обратился к нам, чтобы мы автоматизировали данный процесс. Вот что изменилось в бизнес-процессе:

1. Теперь комитет может работать сразу с несколькими закупками за одно заседание: а значит, меньше заседаний в месяц;
2. Всю информацию, связанную с покупкой, можно найти на портале и легко использовать во время обсуждений;
3. Конференц-зал бронируется автоматически;
4. Уведомления отправляются автоматически, что экономит администратору много времени.

Важным моментом в автоматизации процесса закупок была организация электронного голосования. Именно одномоментное электронное голосование позволило увеличить в несколько раз количество принимаемых решений по закупкам за заседание.

Ранее было необходимо личное присутствие на каждом заседании, а после внедрения системы стало возможно удалённое голосование. Также проголосовать за участников может администратор комитета, если ему, например, позвонит сотрудник, необходимый при голосовании. В протоколе голосования при этом указывается, что голос отдан тем сотрудником, который звонил. Это также увеличивает шансы принятия решения.

Также при голосовании происходит формирование пакета документов, который можно сразу же отправить на внешнюю тендерную площадку. Пакет документов подписан ЭЦП.

Этот проект можно трансформировать и применять в разных сферах: он может помочь любой компании, которая хочет упростить управление своими внутренними встречами и обсуждениями, а также повысить производительность своих сотрудников. Автоматизация бизнес-процессов при помощи SharePoint обеспечивает большую степень гибкости без ущерба для удобства: она дешевле и была оптимальным инструментом для этого проекта.